En tant que chef d'entreprise, vous êtes la cible de types de fraude spécifiques et sophistiqués visant à vous tromper, vous ou vos employés, pour effectuer des paiements illégitimes. Ces escroqueries peuvent être très convaincantes, mais en mettant en place des processus internes solides, vous pouvez créer une défense puissante pour protéger les finances de votre entreprise.
Ce guide présente les escroqueries aux paiements les plus courantes en entreprise et les mesures concrètes que vous pouvez prendre pour les éviter.
Comprendre les menaces les plus courantes
- Fraude à la facture : Un escroc vous envoie une fausse facture ressemblant à celle d’un de vos véritables fournisseurs. Il peut également vous contacter en se faisant passer pour un fournisseur et vous demander de mettre à jour ses coordonnées de compte bancaire pour un nouveau compte qu’il contrôle. Tous les paiements futurs que vous effectuerez iront alors directement à l'escroc.
- Fraude au PDG : Cela se produit lorsqu'un escroc se fait passer pour une personne de direction dans votre entreprise, comme le PDG ou un directeur. Il envoie un courriel urgent et confidentiel à un employé responsable des paiements, lui demandant d’effectuer immédiatement un paiement sur un nouveau compte pour une affaire secrète ou afin d’éviter une pénalité.
Renforcer la défense de votre entreprise
La meilleure façon de contrer ces menaces est d’établir des règles claires et simples pour la gestion des paiements que tous les membres de votre organisation respectent.
- Vérifiez toujours verbalement les modifications des coordonnées bancaires : Si un fournisseur ou un sous-traitant vous demande de modifier ses coordonnées de paiement, ne l’approuvez pas par e-mail. Appelez-le à un numéro de téléphone que vous avez déjà enregistré et en qui vous avez confiance (et non un numéro extrait du mail lui-même) pour confirmer que la demande est légitime.
- Adoptez le « principe des quatre yeux » pour les paiements : Pour les paiements importants ou inhabituels, exigez l’approbation de deux personnes différentes avant que l’argent soit envoyé. Cette mesure simple rend beaucoup plus difficile la réussite d'une demande de paiement frauduleux provenant d'un simple courriel d'escroquerie.
- Formez votre équipe : Assurez-vous que toute personne habilitée à effectuer des paiements soit informée de ces escroqueries. Encouragez-les à se méfier des demandes urgentes ou inhabituelles et à toujours se sentir à l’aise de questionner un paiement si quelque chose leur paraît suspect.
- Examinez attentivement les factures : Avant de payer, prenez le temps de vérifier les détails. Comparez le numéro de compte bancaire avec les factures précédentes du même fournisseur. Soyez attentif à tout changement subtil dans les adresses e-mail, les logos de société ou la mise en page pouvant indiquer une falsification.
Bon à savoir
Une forme sophistiquée de fraude à la facture survient lorsqu’un escroc pirate le vrai compte e-mail de votre fournisseur. Cela signifie qu’une demande de paiement frauduleuse peut provenir d’une adresse e-mail légitime, la rendant très digne de confiance. C’est pourquoi vous devez toujours rester vigilant et pourquoi la vérification verbale des changements bancaires par téléphone est la seule façon d’en être certain.
En intégrant ces processus dans votre fonctionnement quotidien, vous rendez votre entreprise beaucoup plus difficile à cibler pour les fraudeurs.
Si vous craignez d’avoir payé une facture frauduleuse, lisez notre guide sur Que dois-je faire si je soupçonne une fraude sur mon compte ? pour connaître les mesures immédiates à prendre.
Lire la suite
Que dois-je faire si je soupçonne une fraude sur mon compte ?