Als ondernemer ben je een doelwit voor specifieke en geavanceerde vormen van fraude die jou of je medewerkers proberen te misleiden tot het doen van onrechtmatige betalingen. Deze oplichtingspraktijken kunnen erg overtuigend zijn, maar door sterke interne processen te implementeren, bouw je een krachtige verdediging om de financiën van je bedrijf te beschermen.
Deze gids behandelt de meest voorkomende fraudescenario’s rondom zakelijke betalingen en de praktische stappen die je kunt nemen om ze te stoppen.
Begrijp de meest voorkomende dreigingen
- Factuurfraude: Een oplichter stuurt je een valse factuur die eruitziet alsof hij afkomstig is van één van je echte leveranciers. Ze kunnen ook contact opnemen en zich voordoen als leverancier, en vragen om hun bankgegevens te wijzigen naar een nieuw rekeningnummer dat zij beheren. Alle toekomstige betalingen die je doet, gaan dan rechtstreeks naar de oplichter.
- CEO-fraude: Hierbij doet een oplichter zich voor als een leidinggevende binnen je bedrijf, zoals de CEO of een directeur. Ze sturen een dringend en vertrouwelijk e-mailbericht aan een medewerker die verantwoordelijk is voor betalingen, met het verzoek direct geld over te maken naar een nieuw rekeningnummer vanwege een geheime deal of om een boete te voorkomen.
Bouw de verdediging van je bedrijf op
De beste manier om deze dreigingen tegen te gaan, is door duidelijke, eenvoudige regels voor het afhandelen van betalingen op te stellen waar iedereen binnen je organisatie zich aan houdt.
- Verifieer altijd mondeling wijzigingen in bankgegevens: Als een leverancier of opdrachtnemer vraagt om zijn betaalgegevens aan te passen, keuren dit dan niet goed via e-mail. Bel op een telefoonnummer dat je al in het bestand hebt en vertrouwt (dus niet een nummer uit de e-mail zelf) om te bevestigen dat het verzoek echt is.
- Pas het ‘vier-ogenprincipe’ toe voor betalingen: Stel voor grote of ongebruikelijke betalingen goedkeuring door twee verschillende personen verplicht voordat het geld wordt overgemaakt. Deze eenvoudige stap maakt het veel lastiger voor een frauduleus betaalverzoek via één enkele phishingmail om te slagen.
- Train je team: Zorg dat iedereen die betalingen kan uitvoeren zich bewust is van deze oplichterspraktijken. Moedig ze aan om argwanend te zijn bij dringende of ongewone verzoeken en zich altijd vrij te voelen een betaling te betwijfelen als er iets niet klopt.
- Controleer facturen zorgvuldig: Neem voordat je betaalt even de tijd om de gegevens te checken. Vergelijk het bankrekeningnummer met eerdere facturen van dezelfde leverancier. Let op subtiele veranderingen in e-mailadressen, bedrijfslogo’s of opmaak die kunnen wijzen op vervalsing.
Goed om te weten
Een geavanceerde vorm van factuurfraude ontstaat als een oplichter daadwerkelijk toegang krijgt tot het e-mailaccount van je leverancier. Daardoor kan een frauduleus betaalverzoek vanuit een echt e-mailadres komen, wat het erg betrouwbaar doet lijken. Daarom moet je altijd waakzaam blijven en is mondeling verifiëren van bankwijzigingen via de telefoon de enige manier om zeker te weten dat het klopt.
Door deze processen te integreren in je dagelijkse bedrijfsvoering maak je je bedrijf een veel moeilijker doelwit voor fraudeurs.
Maak je je zorgen dat je misschien een valse factuur hebt betaald? Lees onze gids Wat moet ik doen als ik fraude op mijn account vermoed? voor directe stappen.
Lees meer