Als ondernemer ben je een doelwit voor specifieke en geavanceerde vormen van fraude die jou of je medewerkers proberen te misleiden om onterechte betalingen te doen. Deze oplichtingspraktijken kunnen erg overtuigend zijn, maar door sterke interne processen te implementeren, bouw je een krachtige verdediging op om de financiën van je bedrijf te beschermen.
Deze gids behandelt de meest voorkomende betaalfraudepraktijken voor bedrijven en de praktische stappen die je kunt nemen om ze te stoppen.
Begrijp de meest voorkomende bedreigingen
- Factuurfraude: Een oplichter stuurt je een nep-factuur die eruitziet alsof die afkomstig is van een van je echte leveranciers. Ze kunnen ook contact met je opnemen en zich voordoen als leverancier, en vragen om hun bankrekeninggegevens te wijzigen naar een nieuwe rekening die zij beheren. Alle toekomstige betalingen die je doet, gaan dan rechtstreeks naar de oplichter.
- CEO-fraude: Dit gebeurt wanneer een oplichter zich voordoet als een leidinggevende binnen je bedrijf, zoals de CEO of een directeur. Ze sturen een dringende en vertrouwelijke e-mail naar een medewerker die verantwoordelijk is voor betalingen, met het verzoek om direct geld over te maken naar een nieuw rekeningnummer voor een geheime deal of om een boete te voorkomen.
Bouw de verdediging van je bedrijf op
De beste manier om deze bedreigingen te bestrijden, is door duidelijke en eenvoudige regels op te stellen voor het verwerken van betalingen waar iedereen in jouw organisatie zich aan houdt.
- Verifieer wijzigingen in bankgegevens altijd mondeling: Als een leverancier of uitvoerder je vraagt om betalinggegevens te wijzigen, keuren dit niet goed via e-mail. Bel ze op een telefoonnummer dat je al in je bestand hebt en vertrouwt (niet een nummer uit de e-mail zelf) om te bevestigen dat het verzoek legitiem is.
- Voer het vier-ogenprincipe in voor betalingen: Voor aanzienlijke of ongebruikelijke betalingen is goedkeuring van twee verschillende personen vereist voordat het geld wordt overgemaakt. Deze eenvoudige stap maakt het veel moeilijker voor een frauduleus betaalverzoek vanuit één enkele scam-e-mail om te slagen.
- Train je team: Zorg ervoor dat iedereen die betalingen kan uitvoeren, op de hoogte is van deze oplichtingspraktijken. Moedig hen aan om alert te zijn op dringende of ongebruikelijke verzoeken en zich altijd vrij te voelen om een betaling in twijfel te trekken als iets niet klopt.
- Controleer facturen zorgvuldig: Neem vóór het betalen een moment om de details te controleren. Vergelijk het bankrekeningnummer met eerdere facturen van dezelfde leverancier. Let op subtiele wijzigingen in e-mailadressen, bedrijfslogo’s of opmaak die kunnen wijzen op vervalsing.
Goed om te weten
Een geavanceerde vorm van factuurfraude ontstaat wanneer een oplichter daadwerkelijk inbreekt op het e-mailaccount van je leverancier. Dit betekent dat een frauduleus betaalverzoek afkomstig kan zijn van een legitiem e-mailadres, waardoor het erg betrouwbaar lijkt. Dit is waarom je altijd waakzaam moet zijn en waarom mondeling verifiëren van bankwijzigingen per telefoon de enige manier is om zeker te zijn.
Door deze processen te integreren in je dagelijkse werkzaamheden, maak je je bedrijf een stuk moeilijker te treffen voor fraudeurs.
Als je bang bent dat je een frauduleuze factuur hebt betaald, lees dan onze gids Wat moet ik doen als ik fraude op mijn account vermoed? voor directe stappen.
Lees meer