Jako właściciel firmy jesteś celem konkretnych i zaawansowanych typów oszustw, które mają na celu wprowadzenie Ciebie lub Twoich pracowników w błąd i wyłudzenie nienależnych płatności. Te oszustwa mogą być bardzo przekonujące, ale wdrażając solidne wewnętrzne procedury, możesz stworzyć silną ochronę, która zabezpieczy finanse Twojej firmy.
Ten przewodnik omawia najczęściej spotykane oszustwa związane z płatnościami firmowymi oraz praktyczne kroki, które możesz podjąć, aby je powstrzymać.
Poznaj najczęstsze zagrożenia
- Oszustwo na fakturę: Oszust przesyła Ci fałszywą fakturę, która wygląda jakby pochodziła od jednego z Twoich prawdziwych dostawców. Może się także skontaktować, podszywając się pod dostawcę, i poprosić o zaktualizowanie danych rachunku bankowego na nowy rachunek, którym sam zarządza. Każda kolejna płatność trafi wtedy bezpośrednio do oszusta.
- Oszustwo na prezesa: To sytuacja, w której oszust podszywa się pod wysokiego rangą pracownika Twojej firmy, na przykład prezesa lub dyrektora. Wysyła pilny i poufny e-mail do pracownika odpowiedzialnego za płatności z instrukcją natychmiastowej zapłaty na nowe konto w ramach tajnej umowy lub w celu uniknięcia kary.
Zbuduj ochronę swojej firmy
Najlepszym sposobem walki z tymi zagrożeniami jest stworzenie jasnych i prostych zasad dotyczących obsługi płatności, których wszyscy w Twojej organizacji będą przestrzegać.
- Zawsze potwierdzaj zmiany danych bankowych telefonicznie: Jeśli dostawca lub kontrahent prosi o zmianę danych do płatności, nie zatwierdzaj tego e-mailem. Zadzwoń do niego na numer, który już masz zapisany i któremu ufasz (nie na numer z e-maila), aby potwierdzić, że prośba jest autentyczna.
- Wdroż zasadę „czterech oczu” przy płatnościach: W przypadku większych lub nietypowych płatności wymagaj akceptacji od dwóch różnych osób przed wysłaniem pieniędzy. Ten prosty krok znacznie utrudnia powodzenie fałszywego żądania płatności przesłanego pojedynczym e-mailem.
- Przeszkol swój zespół: Upewnij się, że każda osoba mająca możliwość dokonywania płatności zna te oszustwa. Zachęcaj ich do podejrzliwości wobec pilnych lub nietypowych próśb oraz do tego, by zawsze czuli się swobodnie kwestionując płatność, jeśli coś wydaje się nie w porządku.
- Dokładnie sprawdzaj faktury: Przed dokonaniem płatności poświęć chwilę na sprawdzenie szczegółów. Porównaj numer rachunku bankowego z wcześniejszymi fakturami tego samego dostawcy. Zwróć uwagę na subtelne zmiany w adresach e-mail, logotypach firmy lub układzie faktury, które mogą świadczyć o fałszerstwie.
Dobrze wiedzieć
Zaawansowana forma oszustwa na fakturę polega na włamaniu się oszusta do prawdziwego konta e-mail Twojego dostawcy. Oznacza to, że fałszywa prośba o płatność może nadejść z autentycznego adresu e-mail, co sprawia, że wydaje się bardzo wiarygodna. Dlatego zawsze musisz być czujny i potwierdzać zmiany numerów rachunków telefonicznie – to jedyny sposób, by mieć pewność.
Wprowadzając te procedury do codziennych działań, sprawiasz, że Twoja firma staje się dużo trudniejszym celem dla oszustów.
Jeśli martwisz się, że zapłaciłeś fałszywą fakturę, przeczytaj nasz poradnik Co zrobić, jeśli podejrzewam oszustwo na swoim koncie? aby poznać natychmiastowe kroki.
Dowiedz się więcej