Jako właściciel firmy jesteś celem specyficznych i zaawansowanych rodzajów oszustw, których celem jest wprowadzenie Ciebie lub Twoich pracowników w błąd i nakłonienie do wykonania nielegalnych płatności. Te oszustwa mogą być bardzo przekonujące, ale wdrażając silne wewnętrzne procedury, możesz stworzyć skuteczną ochronę zabezpieczającą finanse Twojej firmy.
Ten przewodnik omawia najczęstsze oszustwa związane z płatnościami firmowymi oraz praktyczne kroki, które możesz podjąć, aby je powstrzymać.
Poznaj najczęstsze zagrożenia
- Oszustwo na fakturę: Oszust wysyła Ci fałszywą fakturę, która wygląda na wystawioną przez jednego z Twoich prawdziwych dostawców. Może też skontaktować się z Tobą, udając dostawcę i poprosić o zaktualizowanie danych konta bankowego na nowe konto, które znajduje się pod jego kontrolą. Każda przyszła płatność, którą wykonasz, trafi wtedy bezpośrednio do oszusta.
- Oszustwo na prezesa: To sytuacja, w której oszust podszywa się pod osobę na wyższym stanowisku w Twojej firmie, jak CEO lub dyrektor. Wysyła pilny i poufny e-mail do pracownika odpowiedzialnego za płatności, nakazując natychmiastową płatność na nowe konto w celu zawarcia tajnej umowy lub uniknięcia kary.
Buduj zabezpieczenia swojej firmy
Najlepszym sposobem na walkę z tymi zagrożeniami jest opracowanie jasnych, prostych zasad dotyczących obsługi płatności, których przestrzega każdy w Twojej organizacji.
- Zawsze potwierdzaj zmiany danych bankowych telefonicznie: Jeśli dostawca lub wykonawca poprosi Cię o zmianę danych do płatności, nie zatwierdzaj jej przez e-mail. Zadzwoń do niego na numer, który już masz w swoich danych i do którego masz zaufanie (nie ten z e-maila), aby potwierdzić, że wniosek jest autentyczny.
- Stosuj zasadę podwójnej kontroli przy płatnościach: W przypadku większych lub nietypowych płatności wymagaj zatwierdzenia przez dwie różne osoby przed wysłaniem pieniędzy. Ten prosty krok znacznie utrudnia udaną próbę oszustwa płatniczego przy pomocy pojedynczego fałszywego e-maila.
- Szkol swój zespół: Upewnij się, że każdy, kto ma możliwość dokonywania płatności, zna te oszustwa. Zachęcaj ich, aby byli podejrzliwi wobec pilnych lub nietypowych próśb i zawsze czuli się swobodnie, kwestionując płatność, jeśli coś wydaje się podejrzane.
- Skrupulatnie sprawdzaj faktury: Przed płatnością poświęć chwilę, aby sprawdzić szczegóły. Porównaj numer konta bankowego z wcześniejszymi fakturami od tego samego dostawcy. Zwróć uwagę na subtelne zmiany w adresie e-mail, logo firmy lub układzie, które mogą wskazywać na podróbkę.
Dobrze wiedzieć
Zaawansowana forma oszustwa na fakturę polega na tym, że oszust włamuje się na prawdziwe konto e-mail Twojego dostawcy. Oznacza to, że fałszywe żądanie płatności może pochodzić z autentycznego adresu e-mail, co sprawia, że wydaje się ono bardzo wiarygodne. Dlatego musisz być zawsze czujny i potwierdzać zmiany danych bankowych telefonicznie — to jedyna pewna metoda.
Wprowadzając te procesy do codziennych działań, sprawiasz, że Twoja firma staje się znacznie trudniejszym celem dla oszustów.
Jeśli obawiasz się, że mogłeś opłacić fałszywą fakturę, przeczytaj nasz przewodnik Co zrobić, jeśli podejrzewasz oszustwo na swoim koncie? aby poznać natychmiastowe kroki.
Czytaj więcej