Sem eigandi fyrirtækis ertu skotmark sérstakra og útpældra svika sem miða að því að blekkja þig eða starfsmenn þína til að framkvæma ólöglegar greiðslur. Þessi svik geta verið mjög sannfærandi, en með því að innleiða öflugar innri verkferla geturðu skapað sterka vörn til að vernda fjármál fyrirtækisins.
Þessi leiðarvísir fer yfir algengustu svik varðandi greiðslur fyrirtækja og lýsir hagnýtum skrefum sem þú getur tekið til að stöðva þau.
Skildu algengustu ógnirnar
- Vörureikningasvik: Svindlari sendir þér falskan vörureikning sem lítur út fyrir að vera frá raunverulegum birgi þínum. Þeir gætu einnig haft samband og þóst vera birgir og beðið þig um að uppfæra bankareikninginn sinn í nýjan reikning sem þeir stjórna. Allar framtíðargreiðslur sem þú framkvæmir munu þá fara beint til svindlarans.
- Forstjórasvik: Þetta er þegar svindlari þykist vera yfirmaður í fyrirtækinu þínu, eins og forstjóri eða framkvæmdastjóri. Þeir senda áríðandi og trúnaðarmikið tölvupóst til starfsmanns sem ber ábyrgð á greiðslum, þar sem þeir gefa fyrirmæli um tafarlausa greiðslu á nýjan reikning vegna leynilegs samnings eða til að forðast sekt.
Byggðu varnir fyrirtækisins
Besta leiðin til að bregðast við þessum ógnunum er að setja skýrar, einfaldar reglur um meðhöndlun greiðslna sem allir í þinni stofnun fylgja.
- Staðfestu alltaf breytingar á bankaupplýsingum með símtali: Ef birgir eða verktaki biður þig nokkurn tíma um að breyta greiðsluupplýsingum sínum, ekki samþykkja það í tölvupósti. Hringdu í þá í símanúmer sem þú hefur þegar skráð og treystir (ekki númer úr tölvupóstinum sjálfum) til að staðfesta að beiðnin sé raunveruleg.
- Innleiðið 'fjórar augu' regluna fyrir greiðslur: Fyrir verulegar eða óvenjulegar greiðslur skal krefjast samþykkis tveggja mismunandi aðila áður en fjármunir eru lagðir inn. Þetta einfalda skref gerir það mun erfiðara fyrir svikabeiðni í einum tölvupósti að ganga í gegn.
- Þjálfaðu teymið þitt: Gakktu úr skugga um að allir sem hafa heimild til að framkvæma greiðslur viti af þessum svikum. Hvetjið þá til að vera tortryggin gagnvart áríðandi eða óvenjulegum beiðnum, og að það sé alltaf í lagi að efast um greiðslu ef eitthvað finnst þeim grunsamlegt.
- Skoðaðu vörureikninga gaumgæfilega: Taktu þér tíma til að yfirfara allar upplýsingar áður en þú greiðir. Berðu bankareikningsnúmer saman við eldri vörureikninga frá sama birgi. Leitaðu eftir því hvort eitthvað smávægilegt hafi breyst í tölvupóstföngum, merki fyrirtækisins eða uppsetningu sem gæti bent til fölsunar.
Gott að vita
Háþróuð útgáfa af vörureikningasvikum á sér stað þegar svindlari brýst inn í raunverulegan tölvupóstreikning birgis þíns. Þetta þýðir að svikabeiðni um greiðslu getur komið frá raunverulegu netfangi og virðist því mjög traust. Þess vegna þarftu alltaf að vera á varðbergi og staðfesta bankabreytingar í síma - því það er eina leiðin til að vera viss.
Með því að samþætta þessa verkferla í daglega starfsemi geraðu fyrirtækið þitt mun erfiðara skotmark fyrir svindlara.
Ef þú hefur áhyggjur af því að þú hafir greitt falskan vörureikning skaltu lesa leiðarvísinn okkar um Hvað á ég að gera ef ég gruna svik á reikningnum mínum? fyrir tafarlaus skref.
Lestu meira